È quanto emerge da una ricerca globale realizzata da Jabra, azienda specializzata in soluzioni audio, video e collaborazione, che ha coinvolto oltre 2.300 professionisti in tutto il mondo. Lo studio evidenzia come meeting poco efficaci, problemi tecnologici e mancanza di chiarezza decisionale generino un crescente “debito di riunioni”, con effetti diretti sulla produttività, sul benessere dei lavoratori e sui risultati aziendali.
Secondo l’indagine, il 58% del tempo trascorso nelle riunioni viene percepito come superfluo, una quota che equivale a circa 26 giornate lavorative perse ogni anno per dipendente. A questo si aggiungono i costi generati da problemi tecnici che continuano a caratterizzare una parte significativa degli incontri professionali: il 75% delle riunioni ibride e il 52% di quelle completamente virtuali registrano interruzioni legate a qualità audio, video o connettività.
L’impatto economico diventa particolarmente rilevante nelle grandi organizzazioni. Secondo le stime di Jabra, un’azienda con circa 5.000 dipendenti può perdere fino a 130 milioni di dollari di produttività all’anno. Di questi, circa 120 milioni di dollari derivano dal tempo impiegato in riunioni considerate inutili o di scarso valore, mentre altri 8,4 milioni di dollari sono attribuibili esclusivamente ai problemi tecnologici che si verificano durante gli incontri ibridi.
Lo studio sottolinea inoltre come le inefficienze non si esauriscano con la conclusione delle riunioni. Il 59% degli intervistati dichiara di dover partecipare a incontri di follow-up per chiarire decisioni o attività, mentre il 66% lascia regolarmente le riunioni senza indicazioni operative precise. Un fenomeno che alimenta un circolo vizioso nel quale una riunione poco efficace ne genera inevitabilmente un’altra, aumentando progressivamente il carico organizzativo.
Particolare attenzione viene posta anche sul tema dell’inclusione nei contesti di lavoro ibrido. Circa la metà dei partecipanti da remoto afferma di sentirsi ignorata, interrotta o esclusa dalle conversazioni, una criticità che colpisce in misura maggiore donne e lavoratori più giovani. Le donne hanno infatti una probabilità superiore del 16% di percepire esclusione durante le riunioni ibride, mentre per i dipendenti junior il divario sale al 26%.
L’analisi evidenzia inoltre che la tecnologia rappresenta un fattore determinante per il buon esito degli incontri. In media, i problemi tecnici causano quasi undici minuti di interruzioni per ogni riunione ibrida, con una perdita che può arrivare fino a quattro giornate lavorative all’anno per dipendente nelle organizzazioni più grandi. I guasti tecnologici aumentano inoltre la probabilità di dover organizzare ulteriori confronti e riducono significativamente la chiarezza delle decisioni assunte.
Non meno rilevante è l’impatto sul benessere delle persone. L’87% dei lavoratori dichiara di sperimentare un qualche livello di ansia legata alle riunioni, con un rapporto diretto tra numero di meeting e livello di stress percepito. Lo studio mostra inoltre che la capacità di partecipare efficacemente diminuisce rapidamente con il prolungarsi degli incontri: il 42% dei professionisti raggiunge il limite di attenzione dopo due ore consecutive di riunioni, quota che supera l’80% dopo quattro ore.
In questo contesto, l’Intelligenza Artificiale viene considerata uno strumento di supporto ma non una soluzione definitiva. Sebbene circa tre lavoratori su quattro abbiano già utilizzato funzionalità basate sull’IA, come trascrizioni automatiche e riassunti, meno di un terzo ne fa un uso regolare. Secondo Jabra, l’efficacia di queste tecnologie dipende infatti dalla qualità delle conversazioni e delle infrastrutture utilizzate.
«Abbiamo trattato le riunioni improduttive come un fastidio, non come un rischio finanziario», ha dichiarato Holger Reisinger, Senior Vice President Enterprise Video Business Unit di Jabra.
